Jeder Arbeitnehmer erhält regelmäßig seine Entgelt-, Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Dann wird noch kurz der Geldeingang auf dem Konto geprüft und das Papier abgelegt. Dies wird sich durch die Digitalisierung zukünftig aber auch ändern.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung in Textform, also die Entgeltabrechnung auszuhändigen. Diese lässt sich in Gehalts- und Lohnabrechnung unterscheiden. Beim Gehalt bezieht der Arbeitnehmer ein monatlich festen Betrag, egal wie viele Stunden er gearbeitet hat. Der Lohn basiert im Gegensatz hierzu auf den geleisteten Arbeitsstunden. Der Entgeltnachweis ist also ein Dokument um die Gehalts- oder Lohngestaltung eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum und die Nachvollziehbarkeit der Auszahlung zu belegen. Nach § 108 der GewO (Gewerbeordnung) ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, jeden seiner Arbeitnehmer eine Entgeltabrechnung auszustellen.
Unterschied zwischen klassischer und digitaler Lohnabrechnung
Der Arbeitgeber ist verpflichtet seinen Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung in Textform auszufertigen. Rechtlich gibt es keine Vorschrift, die Abrechnung in Papierform auszustellen. Der Arbeitgeber muss nur auf die inhaltlichen Angaben in der Entgeltabrechnung achten. Die Entgeltabrechnung in Papierform und eine Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung entsprechen demzufolge der Textform. Inhaltlich gibt es zwischen den beiden keinen Unterschied.
Angaben auf einer digitalen Gehaltsabrechnung
Die Inhalte der Entgeltabrechnung sind im § 108 III Satz 1 GewO geregelt. Egal ob in Papierform oder digital, folgende Angaben über den Abrechnungszeitraum und zu den beiden Parteien müssen enthalten sein:
– Angaben des Arbeitgebers (Name und Anschrift)
– Angaben des Arbeitnehmers (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
– Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
– Beginn und Ende der Beschäftigung
– Abrechnungszeitraum
Bezüglich der Zusammensetzung des Gehalts oder Lohns sind besondere Angaben über Höhe und Art der Zuschläge, sonstige Vergütungen, Zulagen, Höhe und Art der Abzüge, Vorschüsse sowie Abschlagszahlungen notwendig:
– Bruttolohn/ -gehalt
– Sachbezüge/ geldwerter Vorteil
– Vermögenswirksame Leistungen
– Kirchensteuerabzug
– Steuerfreibeträge
– Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
– Arbeitnehmeranteil zu den Sozialversicherungsbeiträgen
– Persönliche Abzüge
– Aufwandsentschädigungen
– Auszahlungsbetrag
Es gibt aber auch häufig notwendige Angaben, die nicht zwingend auf der Entgeltabrechnung zu finden sind. Dies wären beispielsweise die Rentenversicherungsnummer oder Angaben zu den Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten. Für die Darstellung gibt es keine verbindlichen Vorgaben. In der Entgeltabrechnung muss jedoch für den Arbeitnehmer transparent und nachvollziehbar dargestellt werden, wie sich der Auszahlungsbetrag bzw. der Nettolohn ermittelt.
Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Inhaltlich gibt es bei der digitalen und der klassischen Entgeltabrechnung keine Unterschiede. Für den Unternehmer bietet der digitale Versand der Entgeltabrechnung aber deutliche Vorteile. Innerhalb der Personalabteilung fallen zeit- und kostenintensive Tätigkeiten weg. Das manuelle ausdrucken, das konfektionieren und das Versenden der Entgeltabrechnungen entfallen. Die Abrechnung wird digital erstellt und elektronisch versendet. Der manuelle Ablauf ist mit zahlreichen händischen Aufgaben wie falzen, sortieren, kuvertieren und frankieren verbunden. Fallen diese lästigen Tätigkeiten weg, entstehen in viele neue Ressourcen in dieser pflichtbewussten Abteilung. Dank der digitalen Zustellung werden die verwaltungsmäßigen Aufwände deutlich reduziert. Die Personalabteilung wird dadurch also stark entlastet. Aber auch die Arbeitnehmer profitieren von der digitalen Entgeltabrechnung. Sie erhalten alle Dokumente auf einem sicheren elektronischen Weg und können diese digital und jederzeit griffbereit ablegen. Der lästige Papierkram fällt weg.